Os preços da energia continuam a subir, os espaços estão a tornar-se mais escassos e as cadeias de fornecimento mais complexas – e o armazém? Torna-se num centro de custos subestimado. Em muitas empresas, escondem-se aqui grandes potenciais de poupança. O problema: os custos passam despercebidos no dia a dia.
Ao tornar estes custos visíveis e reduzi-los de forma direcionada, ganha-se não só espaço livre de armazenagem, mas também mais flexibilidade e fiabilidade nas entregas. Este artigo mostra onde vale a pena prestar atenção e como reduzir os custos de armazenagem sem perturbar os processos.
Compreender os custos de armazenagem
Os custos de armazenagem não se limitam a rendas e pessoal. As despesas com espaço, tecnologia e energia também influenciam o nível dos encargos correntes. Acresce o capital imobilizado em existências, bem como fatores imprevistos, como perdas ou períodos de inatividade.
Em muitas empresas, estas rubricas permanecem invisíveis. Estão distribuídas por diferentes centros de custo ou integram-se, de forma impercetível, no cálculo global. Isto leva a que a sua verdadeira dimensão seja subestimada e que os potenciais de poupança não sejam aproveitados.
As consequências vão muito além do armazém: custos de armazenagem demasiado elevados reduzem a liquidez, diminuem a capacidade de resposta a pedidos de clientes e dificultam a definição de preços competitivos.
Principais fatores de custo no armazém
Elevadas existências e baixa rotatividade
Quando os produtos permanecem demasiado tempo em armazém, imobilizam capital – muitas vezes durante meses. Ao mesmo tempo, falta espaço para novas mercadorias. As existências tornam-se obsoletas ou perdem valor. Isto pode tornar-se rapidamente dispendioso, especialmente no caso de artigos sazonais, componentes técnicos ou bens perecíveis.
Processos e layouts de armazém ineficientes
Percursos longos, estruturas caóticas ou procedimentos pouco claros aumentam não só o tempo de trabalho, mas também o risco de erro. Quando os funcionários têm de procurar a mercadoria, perdem tempo precioso.
Gestão de armazém desorganizada
Sem dados fiáveis sobre as existências, a ocupação ou a localização dos artigos, cada decisão torna-se uma aposta. As duplicações, sobreposições ou registos incorretos são as consequências, fazendo disparar os custos de armazenagem.
Tecnologia obsoleta ou sistemas inadequados
Sistemas de armazenagem que já não se adequam ao modelo de negócio ou que exigem manutenção constante geram custos desnecessários. Também o software desatualizado ou a falta de interfaces travam os processos e aumentam o esforço administrativo.
Medidas práticas para reduzir custos
Otimizar a gestão de existências
As existências têm um custo diário. Cada unidade armazenada imobiliza capital, ocupa espaço e gera custos contínuos, por exemplo, com climatização, limpeza ou seguro. Para poupar de forma eficaz, é necessária uma gestão inteligente das existências. Três fatores-chave para reduzir os custos de armazenagem:
Realizar uma análise ABC:
A análise ABC serve para priorizar os artigos de armazém de acordo com a sua contribuição para o valor total. Os artigos A representam frequentemente 70–80% do valor de faturação, embora correspondam apenas a 10–20% da quantidade total de artigos.
- Utilizar planeamento dinâmico de reabastecimento:
Em vez de definir quantidades fixas de encomenda, é vantajoso adotar um planeamento dinâmico, por exemplo, com base em valores de consumo médios. Os sistemas ERP modernos calculam automaticamente o nível ideal de encomenda e ajustam-no continuamente. Isto reduz o risco de excesso de stock e, simultaneamente, de ruturas de stock.
- Verificar regularmente os stocks de segurança:
Os stocks de segurança funcionam como reserva em caso de atrasos nas entregas. No entanto, se forem demasiado elevados, geram custos desnecessários. A fórmula para o nível ideal de reposição é:
Nível de reposição = (Consumo diário × Tempo de entrega em dias) + Stock de segurança
Exemplo: um artigo é consumido 20 vezes por dia, o tempo de entrega é de 7 dias e o stock de segurança é de 50 unidades.
Nível de reposição = (20 × 7) + 50 = 190 unidades
Utilizar o espaço de armazém de forma eficiente
O espaço de armazém é um dos maiores fatores de custo – tanto em termos de rendas ou custos de construção como de energia, manutenção e percursos internos. Uma utilização inteligente do espaço permite poupar não só área, mas também dinheiro. Um fator central é a densificação vertical: em vez de expandir horizontalmente, muitas vezes compensa armazenar em altura – por exemplo, com estantes de braços em consola para produtos longos ou sistemas de estantes de vários níveis, que aproveitam o volume máximo numa área reduzida.
Os sistemas de estantes modernos, adaptados à estrutura dos artigos, à frequência de rotação e à lógica de preparação de pedidos, garantem percursos curtos e processamento mais rápido. As estantes para paletes ou as estantes de braços duplos da OHRA oferecem elevada flexibilidade graças à sua estrutura modular.
Outro potencial de otimização reside na redução de armazéns intermédios ou zonas tampão. Estas são frequentemente criadas para evitar estrangulamentos, mas geram movimentos desnecessários, longos tempos de busca e níveis de stock elevados. O objetivo deve ser sempre um fluxo de materiais contínuo – desde a receção até à expedição, sem desvios.
O espaço é utilizado da forma mais eficiente quando o layout, os processos e os sistemas estão alinhados e são revistos regularmente, de modo a identificar zonas vazias, duplicações ou áreas sobredimensionadas.
Simplificar e automatizar processos
Processos manuais complexos estão entre os fatores de custo invisíveis no armazém. Prolongam os tempos de ciclo, aumentam o risco de erro e ocupam recursos humanos necessários noutras áreas.
Um ponto central para reduzir os custos de armazenagem é a automatização de tarefas recorrentes. Mesmo tecnologias simples, como transportadores de rolos ou mesas elevatórias, reduzem o tempo necessário para o transporte interno. Não substituem uma equipa inteira, mas poupam muitas pequenas tarefas que, somadas, representam um ganho significativo.
Também na preparação de pedidos podem ser alcançados grandes progressos. Em vez de trabalhar com listas estáticas ou documentos em papel, as soluções digitais “pick-by” permitem uma recolha guiada e com menos erros. Pick-by-Light, Pick-by-Voice ou Pick-by-Scan reduzem as taxas de erro e facilitam a formação de novos colaboradores. O método mais adequado depende do tamanho do sortido, da estrutura dos artigos e da frequência de rotação. Não existem soluções universais, mas sim métodos comprovados.
A base para processos eficientes é sempre um layout bem planeado: locais de armazenagem, percursos e zonas de preparação devem estar alinhados com o fluxo de materiais. Quanto menos desvios, transferências e buscas forem necessárias, mais rentável será o armazém – mesmo sem automatização de topo.
Digitalizar a gestão do armazém
A gestão digital do armazém é hoje uma condição essencial para processos económicos eficientes. Se ainda regista os dados do armazém em folhas de cálculo Excel ou em papel, corre o risco de falhar nos próprios processos: registos duplicados, falta de existências, tempos de procura e erros de separação dispendiosos são consequências frequentes.
Um sistema profissional de gestão de armazém (LVS) ou Warehouse Management System (WMS) traz transparência ao stock e ajuda a gerir os recursos de forma direcionada. A grande vantagem: as informações estão disponíveis em tempo real – sobre ocupação, localização, transferências ou movimentos. As decisões deixam de se basear na intuição e passam a basear-se em dados fiáveis.
As ferramentas digitais permitem ainda registar processos de forma móvel e independente da localização. Com scanners portáteis, tablets ou terminais móveis, os colaboradores mantêm uma visão global – seja na receção, na transferência ou na preparação de pedidos. Isso poupa tempo e evita erros.
Funções típicas dos sistemas LVS/WMS modernos:
- Gestão de existências em tempo real
- Atribuição fixa ou aleatória de locais
- Estratégias de separação integradas
- Registo móvel de dados via scanner
- Alertas automáticos em caso de excesso ou falta de stock
- Interfaces com sistemas ERP ou de gestão de mercadorias
O investimento compensa mesmo em armazéns de média dimensão. Quando os processos manuais deixam de ser escaláveis, os erros e custos aumentam.
Formação e sensibilização do pessoal
A tecnologia, os sistemas e as estratégias pouco valem se o pessoal do armazém não acompanhar. Quando os colaboradores sabem como os processos funcionam, onde residem os riscos e como utilizar corretamente os sistemas, trabalham de forma mais eficiente, segura e com menos erros.
Formações direcionadas garantem que todos na equipa falem a mesma língua – seja na preparação de encomendas, no registo das receções de mercadorias ou na utilização de ferramentas digitais. Não se trata apenas de uma instrução técnica, mas também de compreender as implicações económicas: Quanto custa um erro de picking no armazém? Como é que um registo incorreto afeta o stock? Onde se perde tempo diariamente?
Temas importantes para a formação do pessoal:
- Utilização correta de sistemas LVS/WMS
- Utilização de scanners móveis e listas de verificação digitais
- Segurança no trabalho & organização do armazém
- Percursos eficientes & trabalho ergonómico
- Minimização de erros na preparação e na expedição
Sensibilize os seus colaboradores para o facto de que o sucesso da empresa é também um sucesso pessoal de cada um.
Quando as poupanças não valem a pena
A redução de custos não é um fim em si mesma. Medidas mal definidas causam mais danos do que benefícios. Níveis de stock demasiado baixos provocam estrangulamentos nas entregas e clientes insatisfeitos. A tecnologia barata acarreta frequentemente custos de manutenção elevados ou não se integra no sistema existente. E sem pessoal formado, surgem erros que acabam por sair mais caros do que qualquer poupança.
Um armazém deve funcionar sem sobressaltos. Por isso, vale a pena analisar a relação entre custo e risco. Processos enxutos não devem comprometer a estabilidade.
Uma armazenagem preparada para o futuro resulta de decisões equilibradas: poupar onde faz sentido – investir onde for necessário. Sobretudo quando isso garante qualidade, eficiência ou fiabilidade de entrega.
Por vezes é mais económico gastar mais – sobretudo quando esse investimento evita erros dispendiosos, clientes insatisfeitos ou estrangulamentos permanentes.
Soluções de armazenagem automatizadas
Sistemas de armazenagem automatizados deixaram há muito de ser um luxo e são antes uma chave estratégica para aumentar a eficiência. As empresas que automatizam os seus processos de armazém beneficiam não só de custos operacionais mais baixos, como também de maior transparência, disponibilidade e segurança.
Um armazém automatizado reduz as intervenções manuais ao mínimo. Isto diminui as taxas de erro, acelera as operações de entrada e saída e assegura um fluxo de materiais constante – mesmo com elevado throughput. Em simultâneo, o espaço é utilizado de forma mais eficiente, por exemplo, através de soluções verticais compactas ou sistemas de estantes dinâmicos. Isto cria margem para sortidos em crescimento ou novos processos.
Do ponto de vista económico, o investimento também compensa: menor necessidade de mão de obra com simultâneo alívio dos colaboradores, custos de stock mais baixos graças a uma gestão mais precisa, menos custos de erro e, muitas vezes, um retorno do investimento mais rápido do que o esperado.
Vantagens típicas das soluções de armazenagem automatizadas:
- Poupança de espaço: utilização otimizada graças a sistemas compactos
- Eficiência temporal: tempos de acesso mais curtos e fluxos automatizados
- Fiabilidade: menos erros graças ao controlo assistido por sistema
- Segurança: acessos controlados e condução clara dos processos
- Escalabilidade: os sistemas crescem com as necessidades
- Alívio de pessoal: os colaboradores são libertados de tarefas rotineiras
Enquanto fabricante de soluções de armazenagem automatizadas, OHRA oferece sistemas modulares que podem ser adaptados individualmente às mercadorias, ao setor e aos processos. O foco está na tecnologia duradoura, na elevada capacidade de carga e na integração flexível em processos existentes.
Conclusão
Nem todos os euros podem ser poupados de imediato – mas cada processo pode ser questionado. Um armazém que funciona de forma estruturada, enxuta e estável é uma força competitiva.
Pequenas mudanças na gestão de existências, na utilização do espaço ou nos processos podem ter um grande impacto – desde que sigam uma estratégia clara. Não se trata de cortar custos a qualquer preço, mas de otimização direcionada. De decisões baseadas em dados fiáveis. E de compreender que a eficiência surge onde pessoas, tecnologia e estrutura trabalham em conjunto.
Reduzir os custos de armazenagem não significa recomeçar do zero. Significa olhar com mais atenção e agir com bom senso.
